Par Tanguy Duthion
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24 avril 2026
Les entreprises gaspillent jusqu’à 40 % de leur budget SaaS sur des outils redondants ou inutilisés. Avec plus de 120 applications gérées en moyenne et une augmentation annuelle de 18 %, il est facile de perdre le contrôle. Ce guide vous propose une méthode claire pour reprendre la main sur vos dépenses SaaS et améliorer leur gestion.
Avec ces étapes, réduisez vos dépenses, renforcez la sécurité et simplifiez la gestion de vos outils SaaS. Une approche structurée est essentielle pour éviter les renouvellements automatiques et optimiser les ressources.
Commencez par identifier toutes les applications SaaS utilisées au sein de votre organisation, y compris celles acquises sans l'approbation explicite du service informatique. Pour cela, combinez plusieurs sources de données. Par exemple, utilisez vos fournisseurs d'identité comme Okta, Azure AD ou Google Workspace, qui enregistrent la majorité des outils officiellement gérés. Ensuite, analysez vos données financières à l'aide de plateformes comme Spendesk, Pennylane ou Payhawk afin de repérer les paiements récurrents vers des fournisseurs qui ne figurent pas dans votre solution de Single Sign-On (SSO).
Le Shadow IT, ou l'utilisation d'outils non autorisés, complique cette tâche. Ces applications sont souvent achetées via des cartes bancaires d'entreprise ou utilisées en version gratuite. Pour les détecter, installez des extensions de navigateur capables de repérer les applications web et les outils d'IA comme ChatGPT ou Claude, que les employés pourraient utiliser sans validation. En combinant ces approches, vous obtiendrez un inventaire exhaustif qui limite les risques de passer à côté d'outils coûteux et invisibles.
Une fois les applications identifiées, classez-les par fonction (CRM, communication, gestion de projet) et par statut (approuvée, en révision, Shadow IT). Cela vous permettra de prioriser vos efforts de SaaS Management, de repérer les doublons et d’optimiser l’utilisation des ressources. Une fois cette étape terminée, passez à la documentation détaillée des coûts et des contrats.
Pour chaque abonnement, consignez les coûts mensuels, annuels, les frais d'installation ainsi que les modules supplémentaires. Étant donné que 89 % des contrats SaaS incluent des clauses de renouvellement automatique, il est essentiel de suivre avec précision les dates de renouvellement et les délais de résiliation afin d'éviter des engagements non souhaités.
Créez une base de données centralisée regroupant des informations clés pour chaque outil, telles que :
Ces données vous aident à identifier les abonnements inutilisés, souvent appelés « abonnements zombies », qui consomment des ressources sans apporter de valeur. Pour éviter les mauvaises surprises, configurez des alertes pour les échéances de résiliation. Oublier ces dates peut entraîner un renouvellement automatique et un engagement supplémentaire d’un an.
| Catégorie | Détails à documenter |
|---|---|
| Administratif | Nom de l'application, fournisseur, responsable interne, département, statut d'approbation |
| Financier | Coût mensuel/annuel (€), type de frais, mode de paiement |
| Contractuel | Date de début, date de renouvellement, délai de résiliation, clauses d'augmentation |
| Utilisation | Nombre de licences, niveau de licence, utilisateurs actifs, dernière connexion |
Une fois votre inventaire établi, il est temps d’analyser l’utilisation réelle des licences. Examinez les connexions sur une période de 30, 60 ou 90 jours pour repérer les licences qui ne sont pas pleinement exploitées. Ce genre d’analyse met souvent en lumière un constat frappant : environ 53 % des licences SaaS ne sont pas utilisées régulièrement. Ce chiffre représente une source importante de gaspillage financier pour de nombreuses entreprises.
Pour aller plus loin, segmentez vos utilisateurs en trois groupes : les utilisateurs intensifs (ou "Power Users"), les utilisateurs occasionnels ("Soft Users") et les simples lecteurs ("Readers Only"). Cette segmentation vous permettra de mieux comprendre la valeur que chaque licence apporte réellement. Cependant, soyez vigilant face aux conclusions hâtives : certains outils, tels que Greenhouse pour les recrutements ou DocuSign pour les signatures électroniques, sont naturellement peu utilisés puisqu’ils répondent à des besoins ponctuels. Dans ces cas, il est crucial de valider ces faibles taux d’utilisation avec les responsables concernés avant de décider de supprimer une licence. Pour faciliter cette analyse, vous pouvez utiliser un assistant IA pour la gouvernance SaaS afin d'obtenir des insights rapides sur votre inventaire.
Enfin, ne vous contentez pas d’évaluer l’utilisation individuelle des licences. Identifiez également les solutions qui se chevauchent pour rationaliser vos dépenses SaaS.
Les doublons fonctionnels sont une autre source fréquente de gaspillage. Pour les repérer, classez vos applications par catégorie – comme stockage, gestion de projet ou communication – et identifiez les chevauchements. Par exemple, si votre équipe marketing utilise Dropbox tandis que le service commercial préfère Google Drive, vous payez inutilement pour deux solutions offrant la même fonctionnalité.
Mais ce problème ne se limite pas au coût. Les outils redondants fragmentent vos données, compliquent la collaboration et augmentent les risques de sécurité. Dans certains cas, comme celui des services commerciaux, jusqu’à 52 % des licences logicielles sont sous-utilisées, souvent à cause de l’utilisation simultanée de plusieurs outils pour des besoins similaires. La solution ? Consolider vos applications en choisissant une seule plateforme par catégorie. Cela permet non seulement de réduire les coûts grâce à des tarifs dégressifs, mais aussi de simplifier la gestion quotidienne.
| Catégorie | Doublons fréquents | Action recommandée |
|---|---|---|
| Stockage de fichiers | Dropbox vs. Google Drive vs. Box | Migrer vers un seul fournisseur |
| Gestion de projet | Asana vs. Jira vs. Monday.com | Standardiser sur une plateforme unique |
| Communication | Slack vs. Microsoft Teams | Évaluer si les deux sont nécessaires |
| Signature électronique | DocuSign vs. Adobe Sign | Comparer les tarifs par volume ou par siège |
Commencez par identifier les licences inutilisées et prenez des mesures : désactivez les accès des anciens employés et réaffectez les licences inutilisées. Cela évite des achats inutiles et permet de mieux gérer votre budget. Plutôt que d'investir dans de nouvelles licences pour les nouveaux collaborateurs, exploitez celles déjà disponibles.
Pour simplifier cette tâche, intégrez vos applications SaaS à un système SSO (comme Okta ou Microsoft Entra ID). Ainsi, lorsqu'un compte utilisateur est désactivé, l'accès à tous vos outils SaaS est automatiquement révoqué, libérant des licences sans effort manuel. Des plateformes comme Avanoo peuvent automatiser ce processus en détectant et en réaffectant les comptes inactifs. Par exemple, en 2026, un cabinet d'audit Big Four basé à Paris a découvert que 55 % de ses outils relevaient du Shadow IT non autorisé grâce à Avanoo, ce qui a permis une gestion bien plus efficace des coûts.
De plus, envisagez de rétrograder les licences premium vers des versions basiques si les fonctionnalités avancées ne sont pas utilisées. Analysez l'utilisation réelle des outils pour déterminer si certains collaborateurs pourraient se contenter d'une option moins coûteuse.
Ces étapes permettent de libérer des ressources financières et de poser les bases pour une consolidation des outils.
Réduisez vos coûts en consolidant vos outils. Au lieu de maintenir plusieurs applications pour des fonctions similaires, standardisez vos choix en adoptant une seule plateforme par catégorie. Cela permet de bénéficier de tarifs avantageux tout en simplifiant la collaboration et en renforçant la sécurité SaaS et la conformité grâce à une gestion centralisée des données.
Le Shadow IT, ou achat non coordonné de logiciels, aggrave souvent la redondance des outils. Pour y remédier, mettez en place un processus d'approbation centralisé pour les achats logiciels et encouragez vos équipes à utiliser les outils standardisés. Par exemple, une banque européenne employant 15 000 personnes a découvert, via Avanoo, qu'elle utilisait 214 outils d'IA, alors que seulement 7 étaient officiellement approuvés. Cette analyse a conduit à bloquer 37 outils à risque et à supprimer des licences redondantes.
En réaffectant les licences et en consolidant vos outils, vous maximisez l'efficacité de votre budget tout en simplifiant la gestion de vos applications. À noter : les entreprises gaspillent en moyenne plus de 40 % de leur budget SaaS sur des outils redondants ou sous-utilisés.
Une fois vos licences optimisées et les gaspillages éliminés, il devient crucial de centraliser vos contrats. Cela vous permettra d’anticiper efficacement les renouvellements et de garder un contrôle total sur vos engagements. Contrairement à l’inventaire initial, cette étape met l’accent sur un suivi proactif des aspects contractuels.
Regrouper tous vos contrats SaaS dans une base de données unique simplifie leur gestion quotidienne. Cette base doit inclure des informations clés, comme :
Il est utile de désigner une personne en charge de vérifier régulièrement l’utilité des outils, de gérer les accès et de renégocier les termes contractuels si nécessaire.
Pour les petites entreprises, des solutions simples comme Google Sheets peuvent suffire au départ. En revanche, les structures plus importantes tireront parti de plateformes spécialisées qui offrent des fonctionnalités avancées, telles que des alertes automatiques ou l’intégration de la signature électronique. Par exemple, Avanoo facilite la centralisation des contrats tout en détectant automatiquement le Shadow IT et les doublons, souvent négligés dans des systèmes décentralisés. Cette approche améliore non seulement votre contrôle financier mais vous permet également de sécuriser vos engagements tout en optimisant vos dépenses.
Un suivi précis des échéances est indispensable. Configurez des alertes automatiques entre 30 et 90 jours avant chaque date clé pour avoir le temps de renégocier ou de résilier les contrats inutiles. Portez une attention particulière aux délais de préavis, souvent compris entre 30 et 90 jours, pour éviter tout renouvellement automatique.
En intégrant ces informations dans un calendrier partagé, vous réduisez les risques d’oubli et vous vous donnez les moyens de négocier des conditions plus avantageuses avant d’être contraint d’accepter les termes actuels. Ce suivi rigoureux s’inscrit dans une démarche continue d’optimisation de vos coûts SaaS, en garantissant que chaque dépense reste justifiée et maîtrisée.
Avec vos contrats centralisés et une parfaite maîtrise des échéances, il est temps de transformer vos données en un outil puissant pour négocier des tarifs plus avantageux. Les analyses montrent qu’un gaspillage financier important provient de licences sous-utilisées. Ces chiffres précis deviennent vos meilleurs alliés face aux fournisseurs, renforçant votre position pour renégocier des contrats plus justes. Préparez un dossier solide basé sur ces données pour maximiser vos chances de succès.
Rassemblez des données claires et détaillées pour étayer vos demandes de réduction tarifaire. Analysez les connexions sur des périodes de 30, 60 et 90 jours afin d’identifier les licences inutilisées. Par exemple, si 52 % de vos licences commerciales restent inactives, cela constitue une preuve concrète pour justifier une révision ou une réduction des coûts. Pensez également à surveiller les métriques souvent négligées comme les appels API, l’espace de stockage ou encore les sessions, qui peuvent entraîner des frais imprévus.
Fixez-vous un objectif d’utilisation de 90 % et mettez en lumière l’écart avec votre taux actuel pour argumenter en faveur d’une réduction du nombre de licences. Envisagez aussi des modèles de tarification par paliers : par exemple, 50 € par utilisateur pour les 100 premiers, 40 € à partir de 300 utilisateurs, et 30 € au-delà de 1 000. Ce type de structure tarifaire permet de mieux anticiper vos besoins futurs tout en maîtrisant vos coûts.
Grâce à votre inventaire centralisé et à votre suivi des échéances, concentrez vos efforts sur les contrats les plus coûteux. En moyenne, les entreprises paient entre 20 % et 30 % de trop pour leurs outils SaaS principaux, ce qui représente un potentiel d’économies non négligeable. Appliquez la règle de Pareto : concentrez-vous sur les fournisseurs majeurs, ceux qui comptent pour environ 20 % de vos partenaires mais 80 % de vos dépenses.
Choisissez soigneusement le moment de vos négociations. Initiez les discussions en fin de trimestre ou à l’approche de la clôture fiscale du fournisseur, périodes où les équipes commerciales sont souvent sous pression pour atteindre leurs objectifs. Préparez des références de prix du marché et, si possible, des devis concurrents pour montrer que vos tarifs actuels dépassent la norme pour des entreprises de taille similaire. Si une réduction directe n’est pas envisageable, explorez des alternatives non financières, comme offrir un témoignage client, participer à une étude de cas ou autoriser l’utilisation de votre logo dans leurs supports marketing, pour obtenir des avantages significatifs.
Même après des négociations réussies, le travail ne s'arrête pas là. Le secteur des SaaS est en constante évolution : de nouveaux outils apparaissent, les besoins changent, et sans une surveillance continue, des coûts imprévus peuvent rapidement s'accumuler. Pour éviter cela, il est essentiel de mettre en place un suivi régulier et structuré des dépenses.
Un tableau de bord centralisé est un outil puissant pour transformer des données éparpillées en informations claires et exploitables. Connectez vos plateformes via des API pour obtenir des données en temps réel. Organisez vos dépenses selon plusieurs critères : par fournisseur, par département ou encore par type (frais ponctuels et abonnements récurrents). Cela vous permettra de repérer rapidement les zones où les coûts augmentent.
Pour un suivi efficace, surveillez des indicateurs clés comme le coût par utilisateur ou le taux d'utilisation des outils. Désignez une personne responsable de ces métriques et revoyez-les chaque semaine pour détecter et réagir rapidement aux variations de dépenses. En complément, réalisez un audit complet tous les 3 à 6 mois pour vous assurer que vos logiciels correspondent toujours à vos besoins actuels. Ce type de suivi régulier garantit que les économies réalisées ne sont pas perdues avec le temps.
L'automatisation peut considérablement simplifier la gestion de vos outils SaaS. Des solutions comme Avanoo offrent une vue d'ensemble de votre écosystème SaaS et IA en se connectant directement à vos outils SSO (comme Okta ou Azure AD), à vos systèmes financiers et même à vos navigateurs. Ces plateformes détectent en temps réel des pratiques comme le Shadow IT ou le Shadow AI, révélant des coûts cachés et des risques pour la sécurité.
Prenons un exemple concret : en 2026, Pierre M., Directeur des Systèmes d'Information d'un cabinet d'audit Big Four à Paris, a intégré Avanoo pour surveiller l'utilisation des SaaS et de l'IA. Résultat : il a découvert que 55 % des outils utilisés relevaient du Shadow IT, ce qui a permis de renforcer la sécurité et de réduire les coûts. De même, Sarah L., RSSI d’un groupe industriel du CAC 40, a identifié grâce à Avanoo 8,65 fois plus de Shadow IT que prévu, limitant ainsi les risques de non-conformité.
« Avanoo nous a offert une visibilité complète sur notre utilisation des SaaS et de l'IA, renforcé notre sécurité et aidé à optimiser nos coûts efficacement. »
– Pierre M., Directeur des Systèmes d'Information, Cabinet d'audit Big Four
En plus de détecter les licences inutilisées ou les fonctionnalités redondantes, ces outils proposent des solutions pour optimiser vos dépenses. Par exemple, une extension de navigateur peut guider vos employés vers des alternatives validées et moins coûteuses pendant leur travail. Fixez-vous un objectif d’utilisation de 90 % pour vos licences, et utilisez les données en temps réel pour réaffecter intelligemment les ressources inutilisées. Cette méthode proactive complète parfaitement les étapes précédentes et assure un contrôle durable des coûts.
Gérer efficacement les coûts SaaS demande une attention constante et une approche bien structurée. Sans cela, il est facile de perdre le contrôle de vos outils logiciels : des licences sous-utilisées peuvent rapidement engendrer des gaspillages considérables. En moyenne, les entreprises utilisant intensivement des solutions SaaS gaspillent plus de 40 % de leur budget sur des outils redondants ou inutilisés.
Pour reprendre la main sur vos dépenses, les six étapes détaillées précédemment offrent un cadre clair et actionnable. En suivant ces étapes, vous pouvez commencer par dresser un inventaire complet de vos applications, analyser leur utilisation réelle, supprimer les licences superflues, centraliser vos contrats, négocier avec des données fiables et surveiller vos coûts en continu. Ce processus structuré ne se limite pas à réduire vos dépenses : il permet également de mieux sécuriser votre environnement informatique en identifiant le Shadow IT et d'améliorer l'efficacité en éliminant les outils redondants.
L'automatisation, grâce à des solutions comme Avanoo, simplifie encore davantage la gestion. Elle offre une vue centralisée, un suivi automatique des licences et des alertes pour les échéances, ce qui aide à prévenir les coûts imprévus. Avec près de 89 % des contrats SaaS intégrant des clauses de renouvellement automatique, disposer d'un système d'alerte devient essentiel pour éviter les mauvaises surprises.
En appliquant ces pratiques, vous transformez vos dépenses SaaS en un poste contrôlé. Réalisez un audit complet tous les 3 à 6 mois pour protéger vos marges et ajuster votre parc logiciel aux besoins évolutifs de votre entreprise.
La première étape consiste à examiner vos applications et licences actuelles. Repérez les outils SaaS inutilisés ou redondants et ajustez-les en conséquence. Vous pourriez également découvrir des licences sous-utilisées qui peuvent être optimisées ou supprimées.
Pour cela, réalisez un audit approfondi en passant en revue vos factures, contrats et outils de gestion des licences. Cette démarche vous offrira une vision claire de votre portefeuille d'outils, tout en vous aidant à identifier et éliminer les doublons. Résultat ? Une gestion plus efficace de vos coûts.
Pour gérer le Shadow IT efficacement, il faut trouver un équilibre entre prévention et détection. Soutenez vos collaborateurs avec des outils conçus pour faciliter l’adoption numérique. Ces solutions aident à réduire l’utilisation d’applications non autorisées en proposant des alternatives adaptées et conformes.
Parallèlement, misez sur des technologies capables d’identifier les usages non approuvés sans recourir à des méthodes intrusives. Une analyse régulière des outils SaaS en place est également essentielle. Cela permet de détecter les doublons, d’éliminer les dépenses inutiles et d’optimiser les ressources, tout en maintenant la productivité et une relation de confiance avec vos équipes.
Pour démontrer les économies réalisées grâce à des solutions SaaS, il est crucial de suivre certains indicateurs clés de performance (KPI). Parmi les plus importants figurent :
En complément, il est essentiel d'examiner les abonnements sous-utilisés ou redondants. Ces analyses aident à identifier les dépenses inutiles et à optimiser les coûts. Une gestion proactive des licences et abonnements peut ainsi permettre de quantifier précisément les économies réalisées tout en maximisant l'efficacité des outils SaaS utilisés.
Co-fondateur & CEO
Tanguy Duthion est co-fondateur et CEO d'Avanoo. Ancien de Google et d'Asana, il a fondé Avanoo pour aider les organisations à reprendre la main sur leurs usages SaaS et IA.
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