Par Tanguy Duthion
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23 avril 2026
En 2026, les entreprises gaspillent en moyenne 40 % de leur budget SaaS. Les DSI doivent reprendre le contrôle pour éviter des pertes financières massives et des risques de sécurité liés au shadow IT. Voici les points clés pour optimiser vos dépenses SaaS :
Avec des audits fréquents, une SaaS Management et des outils spécialisés, il est possible de réduire vos dépenses SaaS de 25 à 35 % tout en améliorant la sécurité et la conformité. Agissez dès aujourd'hui pour transformer vos abonnements SaaS en un levier de performance budgétaire.
Réaliser un audit approfondi de vos abonnements SaaS est une étape clé pour maîtriser vos dépenses. En 2024, 53 % des licences SaaS étaient inutilisées, et les entreprises utilisant massivement ces outils gaspillaient en moyenne 40 % de leur budget sur des solutions redondantes ou sous-utilisées. Ces chiffres illustrent à quel point un manque de visibilité peut freiner l’identification des opportunités d’économies.
La première étape consiste à créer un inventaire centralisé. Cela implique de rassembler les données issues de la comptabilité, des factures et des systèmes RH. Ensuite, désignez un responsable pour chaque outil SaaS afin d’assurer le suivi de son utilisation et de son budget. Une analyse des données sur une période de 30 à 90 jours permet de repérer les licences inutilisées, souvent appelées « zombies », et les fonctionnalités sous-exploitées.
Il est judicieux de commencer par examiner les 5 à 10 applications les plus coûteuses ou celles dont les contrats arrivent à échéance dans les 30 à 60 jours. Cela peut générer des économies rapides. Par exemple, une DSI de 80 personnes a découvert que 40 % de ses licences n’étaient pas utilisées. En résiliant ces licences, en consolidant cinq outils en deux, et en renégociant ses contrats, elle a réduit ses dépenses de 30 %, économisant ainsi 240 000 € par an pour un investissement initial de 20 000 € (un ROI de 800 %).
L’utilisation de fournisseurs d’identité (IdP) comme Microsoft Entra ID, Google Workspace ou Okta offre une vue d’ensemble des applications SaaS réellement utilisées par vos employés. Cette méthode automatisée remplace un processus manuel fastidieux et fournit des résultats en quelques minutes. En parallèle, connecter les comptes de cartes d’entreprise permet de repérer les abonnements non suivis grâce à une synchronisation des données financières.
Ensuite, comparez les rôles des utilisateurs avec les niveaux de licence attribués. Il est fréquent de constater que certains employés n’ont besoin que de versions basiques ou gratuites, plutôt que de forfaits premium. Frédéric Vinzent, Consultant Digital eXperience chez Smile, souligne :
« La cartographie des licences en exploitation révèle souvent des surprises avec des logiciels sous-exploités et des choix historiques vers des logiciels propriétaires qui pourraient être efficacement remplacés par des solutions open source. »
Pour éviter les dépenses inutiles, mettez en place une procédure de révocation immédiate des licences dès qu’un employé quitte l’entreprise. Fixez un objectif d’utilisation de 90 % et redistribuez les licences qui ne répondent pas à ce critère.
Enfin, élargissez l’audit à l’identification du shadow IT, afin de garantir la sécurité et la cohérence de vos abonnements.
L’optimisation passe également par l’élimination des risques liés au shadow IT. En croisant les notes de frais et les connexions SSO, vous pouvez identifier les applications utilisées sans autorisation ou absentes de l’inventaire officiel. Des outils automatisés de gouvernance SaaS permettent de détecter ces anomalies rapidement.
Un autre levier d’optimisation consiste à consolider les outils redondants. Par exemple, si vous disposez de plusieurs solutions pour le partage de fichiers ou la gestion de projets, standardisez vos opérations avec une seule plateforme.
Pour rester à jour, planifiez un audit complet tous les 3 à 6 mois. Complétez-le par des revues trimestrielles plus légères, notamment pour les catégories d’outils évoluant rapidement, comme les solutions de collaboration ou liées à l’IA.
Une fois vos abonnements audités, il est essentiel de surveiller leur utilisation pour minimiser les gaspillages et renforcer la sécurité. Saviez-vous que jusqu'à 25 % des licences provisionnées restent inutilisées par les employés ? Ce chiffre illustre à quel point une gestion proactive des licences est indispensable.
Pour optimiser, deux actions clés s'imposent : suivre l'utilisation en temps réel et récupérer les licences inutilisées pour les redistribuer à ceux qui en ont réellement besoin. Cette méthode réduit également les accès superflus, limitant ainsi les risques pour la sécurité. Cela nécessite l'adoption d'outils de suivi en temps réel, dont nous parlerons plus en détail.
Le suivi manuel appartient au passé. Aujourd'hui, les organisations modernes s'appuient sur des plateformes de gestion SaaS automatisées. Ces solutions collectent des données détaillées grâce à plus de 350 connecteurs compatibles avec les fournisseurs d'identité (IdP), les systèmes RH et les outils financiers.
Ces outils ne se contentent pas de vérifier les connexions ; ils analysent aussi des données plus précises comme les réunions organisées, les fichiers partagés ou encore l'historique d'interaction avec les applications. Ils permettent ainsi d'identifier les utilisateurs inactifs sur des périodes de 30, 60 ou 90 jours. Carol Atkins, experte en gestion des licences logicielles, souligne :
« De l'analyse des données d'utilisation à l'engagement avec les utilisateurs finaux, SaaS Manager automatise entièrement le processus d'identification et de traitement des dépenses SaaS potentiellement gaspillées. »
Pour chaque application, définissez un taux d'utilisation minimum. Si un utilisateur ne s'est pas connecté depuis 30 à 90 jours, sa licence peut être redistribuée ou annulée. Concentrez vos efforts sur les 5 à 10 applications les plus coûteuses pour un impact financier immédiat. Cette surveillance précise facilitera également le redéploiement des licences, un point que nous aborderons ensuite.
Avant d'investir dans de nouvelles licences, commencez par auditer les comptes existants pour identifier ceux qui peuvent être redistribués. Une telle démarche évite des dépenses inutiles, surtout lorsque l'on sait que les entreprises sans visibilité centralisée sur leur environnement SaaS sont cinq fois plus exposées à des incidents de cybersécurité ou à des pertes de données.
Automatisez vos workflows pour récupérer les licences inutilisées. Certaines plateformes engagent même les utilisateurs via Slack ou Teams pour vérifier s'ils ont encore besoin de leur accès avant de le révoquer. Cette méthode garantit une transition fluide tout en réduisant les coûts.
Mettez en place une stratégie en plusieurs étapes pour gérer les licences inutilisées :
Avant de supprimer une licence, évaluez si l'utilisateur peut passer d'un forfait « Premium » à une version « Basique » ou gratuite, surtout s'il n'exploite pas les fonctionnalités avancées. Cette approche garantit une gestion efficace et économique des ressources SaaS.
Après avoir rationalisé vos licences, il est temps de transformer ces économies ponctuelles en gains durables grâce à une révision stratégique de vos contrats. Saviez-vous que les entreprises paient souvent leurs principaux contrats SaaS 20 % à 30 % plus cher que nécessaire ? Cela s'explique par le fait que les éditeurs privilégient la fidélisation des clients existants plutôt que l'acquisition de nouveaux, ce qui vous place en position de force lors des renouvellements.
Pour maximiser vos résultats, différenciez les Conditions Générales de Vente (CGV) des clauses spécifiques. Les CGV sont standardisées et non négociables, tandis que les clauses spécifiques peuvent être adaptées à vos besoins. Concentrez vos efforts de négociation sur les applications les plus coûteuses de votre portefeuille pour obtenir un impact financier maximal. Avec 89 % des contrats SaaS comportant des clauses de renouvellement automatique, une préparation minutieuse est indispensable pour éviter de vous retrouver bloqué dans des engagements non désirés.
Anticipez vos renouvellements en commençant votre préparation 4 à 6 semaines avant l'échéance pour éviter tout renouvellement automatique. Notez que de nombreux contrats exigent un préavis d'au moins trois mois pour éviter la reconduction tacite. Utilisez vos données en temps réel pour justifier des ajustements, comme la réduction du nombre de licences ou la migration vers des forfaits moins coûteux.
Les données d'utilisation peuvent radicalement changer la donne. Ramp explique :
« Les données d'utilisation changent le ton des négociations avec les fournisseurs. Au lieu de s'appuyer sur des anecdotes, les équipes peuvent négocier sur la base d'une adoption et d'une demande réelles. »
Prenons l'exemple d'Investec, qui a intégré l'analyse d'utilisation dans son processus d'approvisionnement. Résultat ? Une réduction de 15 % sur les dépenses Adobe et de 12 % sur Microsoft grâce à une meilleure compréhension des comptes inactifs. De son côté, EDEKA DIGITAL a économisé 6,2 millions d'euros en identifiant les licences SAP sous-utilisées via un suivi automatisé.
Pour aller plus loin, privilégiez les paiements annuels pour bénéficier de tarifs réduits ou négociez des clauses permettant d'ajuster le nombre de sièges en cours de contrat. Si vos besoins futurs sont incertains, demandez des crédits reportables. Lors de la signature d'engagements pluriannuels (3 à 5 ans), exigez une clause de sortie pour conserver de la flexibilité tout en profitant de réductions sur le prix par utilisateur.
Le moment de la négociation est également crucial. Essayez de conclure vos accords à la fin du trimestre ou de l'année fiscale du fournisseur, lorsqu'ils cherchent à atteindre leurs objectifs de vente. Présentez des devis concurrents pour inciter votre fournisseur actuel à améliorer ses conditions. Enfin, examinez attentivement les fonctionnalités incluses : supprimez les services inutiles comme le support premium ou les modules non utilisés pour réduire le coût global.
Une gestion centralisée de tous vos contrats SaaS, confiée à une équipe d'achats dédiée, peut transformer votre approche. Cela offre une meilleure visibilité sur votre portefeuille et aide à identifier les outils redondants, consolidant ainsi vos dépenses SaaS. Les petits outils logiciels non suivis représentent souvent jusqu'à 20 % des dépenses SaaS totales.
Classez vos coûts en catégories spécifiques - frais ponctuels, abonnements récurrents, modules complémentaires - pour aider vos équipes financières à anticiper les hausses de coûts. Une plateforme centralisée permet de suivre toutes les dates de renouvellement, les périodes de préavis et les conditions contractuelles en un seul endroit, éliminant ainsi les risques d'erreurs ou d'oublis.
En plus des économies, la centralisation renforce également la sécurité et la conformité. Sous le RGPD, les responsabilités liées au traitement des données doivent être clairement établies dans les conditions contractuelles. Assurez-vous de définir des Accords de Niveau de Service (SLA) précis, comme les pourcentages de disponibilité, et prévoyez des compensations en cas de non-respect. Exigez également des certifications telles que SOC2 ou ISO 27001 pour garantir la sécurité.
Standardisez et automatisez vos processus d'achat pour garantir que tous les nouveaux outils respectent vos normes de sécurité et de conformité. Cela permet d'accélérer les workflows tout en protégeant la propriété intellectuelle et les données sensibles. En combinant une négociation rigoureuse et une gestion centralisée, les DSI peuvent réduire leurs dépenses SaaS tout en maintenant des performances optimales.
Une fois vos contrats optimisés, il est temps de passer à une gestion automatisée et continue de votre écosystème SaaS. Avanoo est une plateforme pensée pour les DSI qui souhaitent réduire leurs coûts tout en améliorant la sécurité et la conformité. Développée en Europe, elle héberge toutes ses données en France, assurant ainsi une conformité totale avec le RGPD, DORA et NIS2.
Le déploiement d'Avanoo est rapide : en moins de 15 minutes, elle se connecte à vos fournisseurs d'identité (Okta, Azure AD, Google Workspace), à vos outils financiers (Spendesk, Pennylane) et utilise une extension navigateur pour analyser l'utilisation réelle des applications. Cette méthode multi-sources révèle souvent des informations inattendues : un client a découvert 8,65 fois plus de Shadow IT que prévu, tandis qu'une banque européenne a identifié 214 outils d'IA utilisés, alors qu'elle n'en connaissait que 7.
« Nous avons découvert 214 outils d'IA utilisés dans l'entreprise. Nous n'en connaissions que 7. Avanoo nous a donné la clarté nécessaire pour agir. » - Thomas D., Responsable Sécurité IT, Banque Européenne
Les utilisateurs d'Avanoo constatent en moyenne une réduction de 30 % de leurs dépenses SaaS dès la première année. La plateforme identifie automatiquement les licences inutilisées (comme des sièges Zoom inactifs), détecte les doublons fonctionnels (par exemple, l'utilisation combinée de Monday.com et Jira) et analyse l'adoption des fonctionnalités pour ajuster les abonnements. Ces informations servent de base à une gestion optimisée des abonnements SaaS.
Avanoo offre une visibilité en temps réel sur votre portefeuille SaaS grâce à plusieurs mécanismes de détection. L'extension navigateur capture l'utilisation réelle des applications, y compris des outils d'IA comme ChatGPT ou Claude, souvent absents des systèmes SSO classiques. Cette détection repose sur une liste blanche de plus de 110 000 applications reconnues, mise à jour chaque semaine.
La plateforme identifie le Shadow IT et le Shadow AI, réduisant ainsi les risques de sécurité et les coûts cachés. Elle peut également fonctionner en mode « collecte anonyme » pour les environnements hautement sécurisés, traçant uniquement les événements d'utilisation sans données personnelles. De plus, les notifications intégrées au navigateur permettent aux DSI de guider les utilisateurs vers des alternatives validées.
L'analyse d'utilisation approfondie évalue si les abonnements sont justifiés par leur taux d'adoption. Pour des outils stratégiques comme Salesforce ou Microsoft 365, l'Analyse Avancée de Logiciels (à partir de 15 000 € par logiciel analysé) mesure l'utilisation des fonctionnalités et compare les comportements des utilisateurs pour ajuster les niveaux de licence. Enfin, le Trust Center surveille la conformité des fournisseurs avec des normes comme SOC 2, ISO 27001 et HIPAA, tout en détectant en temps réel les vulnérabilités (CVE).
« Avanoo nous a donné une visibilité complète sur notre utilisation SaaS et IA, renforcé notre sécurité et aidé à optimiser nos coûts efficacement. » - Pierre M., Directeur des Systèmes d'Information, Cabinet d'Audit Big Four, Paris
Avanoo propose différentes formules adaptées aux besoins spécifiques des entreprises, allant d'un diagnostic ponctuel à une gestion continue avec un support dédié.
| Fonctionnalité | Premium Diagnostic | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Durée | Audit de 2 mois | Abonnement annuel | Abonnement annuel |
| Détection Shadow IT | Incluse (ponctuelle) | Surveillance en temps réel | Méthodes avancées |
| Analyse d'utilisation | Par app/employé | Analytique détaillée | Gestion des licences |
| Optimisation des coûts | Identification du gaspillage | Recommandations basées sur l'IA | Alertes de gestion budgétaire |
| Conformité | Visibilité de base | Trust Center & suivi CVE | Outils avancés de sécurité et conformité |
| Intégrations | SSO & navigateur | SSO & navigateur | Plus de 3 000 applications |
| Support | Standard | Standard | Gestionnaire de compte dédié |
Le Premium Diagnostic est idéal pour les DSI cherchant à établir un état des lieux avant de s'engager dans un abonnement complet. Il identifie le Shadow IT et met en lumière les opportunités d'économies immédiates grâce à une analyse détaillée par employé.
Le forfait Business ajoute une surveillance continue, des recommandations basées sur l'IA et des notifications proactives pour encourager l'utilisation d'outils validés. Quant au forfait Enterprise, il propose une gestion centralisée des contrats fournisseurs, des prévisions budgétaires et l'intégration de plus de 3 000 applications pour synchroniser vos outils financiers et opérationnels. Cette centralisation permet également de suivre les dates de renouvellement et d'éviter les reconductions automatiques non souhaitées.
Pour les outils ayant un impact budgétaire important, l'Analyse Avancée de Logiciels fournit une évaluation détaillée des fonctionnalités et des comportements utilisateurs, permettant d'ajuster précisément les niveaux de licence. Cela s'avère particulièrement utile pour les plateformes stratégiques.
Une fois vos abonnements optimisés, il est crucial de rester vigilant pour conserver ces économies sur la durée. Les besoins évoluent rapidement, et sans une surveillance constante, les gains obtenus peuvent disparaître en quelques mois. Ce phénomène est confirmé par une statistique frappante : plus de 53 % des licences SaaS restent inutilisées. Pour éviter ce gaspillage, il est indispensable de mettre en place des processus de suivi réguliers et d'utiliser des indicateurs de performance précis. Voyons comment ces outils et audits peuvent vous aider à garder le contrôle.
Les indicateurs de performance sont vos meilleurs alliés pour repérer les dérives budgétaires. Prenons un exemple concret : le ratio utilisateurs actifs/licences payées. Si vous payez pour 100 licences Salesforce mais que seulement 65 employés les utilisent régulièrement, cela signifie que 35 % de votre budget est gaspillé. Un autre indicateur utile est le coût par utilisateur actif, qui vous aide à évaluer la valeur réelle de chaque abonnement.
Pour affiner votre analyse, examinez l'activité des utilisateurs sur des périodes de 30, 60 et 90 jours. Par exemple, un utilisateur inactif depuis 60 jours n’a probablement plus besoin d’une licence premium. Fixez-vous un objectif d’utilisation minimale, comme un taux de 90 %, et réaffectez systématiquement les licences sous-utilisées. Cela peut être particulièrement utile dans des départements comme les ventes, où la sous-utilisation peut atteindre 52 %, offrant ainsi un potentiel d’économies conséquent. Ces indicateurs doivent être revus régulièrement pour ajuster vos stratégies et maximiser votre efficacité.
Pour maintenir un alignement entre vos outils SaaS et vos objectifs métier, planifiez des audits complets tous les trois à six mois. Ces révisions doivent impliquer plusieurs équipes, comme l’IT, la sécurité et les finances, afin de bénéficier d’une vision globale. Concentrez vos efforts sur les 5 à 10 applications les plus coûteuses ou celles dont le renouvellement est imminent. Cela est d’autant plus important que près de 89 % des contrats SaaS incluent des clauses de reconduction automatique.
Un calendrier centralisé des renouvellements est essentiel pour anticiper les négociations et éviter des hausses de prix imprévues. Désignez un responsable pour chaque application afin d’assurer une surveillance continue. Avant d’annuler un outil, évaluez si un passage à un forfait inférieur pourrait suffire. Souvent, les utilisateurs qui n’exploitent pas les fonctionnalités premium peuvent se contenter d’un abonnement basique. Cette approche progressive permet de réduire les coûts tout en maintenant les opérations sans perturbation.
Les entreprises qui adoptent ces pratiques parviennent généralement à réduire leurs dépenses IT de 25 à 35 %, tout en maintenant un niveau de service élevé. De plus, investir dans des outils de gestion budgétaire offre un retour sur investissement moyen de 300 à 400 %, ce qui justifie pleinement la mise en place d’un processus structuré.
Gérer efficacement vos dépenses SaaS ne signifie pas compromettre la performance de votre entreprise. Avec une approche méthodique, il est possible d’améliorer simultanément la gestion budgétaire et la sécurité informatique. En effectuant des audits réguliers, en optimisant l’utilisation des licences et en négociant avec discernement, les entreprises peuvent éviter des surcoûts pouvant atteindre 20 à 30 % sur leurs abonnements SaaS. Des outils spécialisés comme Avanoo jouent un rôle clé dans cette démarche.
Une stratégie bien structurée repose sur plusieurs piliers. Les audits permettent de détecter le Shadow IT et les licences inutilisées, tandis que l’optimisation veille à ce que chaque licence soit pleinement exploitée. Sans ces mesures, les entreprises risquent de gaspiller jusqu’à 21 millions d’euros par an.
Des solutions comme Avanoo offrent une gestion centralisée et simplifiée de votre écosystème SaaS. Grâce à ses fonctionnalités, la plateforme identifie les applications non autorisées, repère les licences sous-utilisées et fournit les outils nécessaires pour reprendre le contrôle des dépenses. Pierre M., Directeur des Systèmes d’Information dans un cabinet d’audit Big Four, partage son expérience :
Avanoo nous a offert une visibilité complète sur notre utilisation des SaaS et de l'IA, renforcé notre sécurité et aidé à optimiser nos coûts efficacement.
En somme, des audits réguliers, une optimisation ciblée et l’utilisation d’outils performants transforment la gestion des abonnements SaaS. En instaurant un suivi continu et en impliquant les équipes IT, sécurité et finances, il devient possible de transformer un poste de dépenses souvent difficile à maîtriser en un véritable levier d’optimisation budgétaire, tout en renforçant la performance globale de vos opérations IT.
Pour mieux gérer vos coûts liés aux logiciels SaaS, il faut d'abord faire un état des lieux. Voici trois actions concrètes pour y parvenir :
Adopter une gestion proactive de vos logiciels vous permettra de réduire vos coûts tout en maintenant vos opérations efficaces.
Suivre des indicateurs clés de performance (KPIs) est essentiel pour gérer efficacement vos licences SaaS. L’un des plus importants est le taux d’utilisation des licences. Idéalement, ce taux devrait se situer entre 70 % et 80 %.
Si ce chiffre descend en dessous de 50 %, cela peut révéler une sous-utilisation ou des inefficacités dans la gestion des licences. Ces données permettent non seulement de mieux contrôler les coûts, mais aussi d’assurer que les performances restent au rendez-vous.
Pour éviter que vos équipes ne se tournent vers des solutions non approuvées, il est essentiel d'adopter une approche proactive. La clé ? Fournir des outils officiels adaptés à leurs besoins et les accompagner dans leur utilisation grâce à des formations. Cela permet de réduire la frustration tout en minimisant le recours à des applications non conformes.
En parallèle, utilisez des outils de détection pour repérer les usages non déclarés. Mais attention : la transparence est primordiale. Communiquez clairement sur les politiques SaaS en place et engagez des discussions avec les fournisseurs pour trouver des solutions qui répondent aux attentes des équipes. Cela crée un équilibre entre sécurité et flexibilité.
Co-fondateur & CEO
Tanguy Duthion est co-fondateur et CEO d'Avanoo. Ancien de Google et d'Asana, il a fondé Avanoo pour aider les organisations à reprendre la main sur leurs usages SaaS et IA.
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