Par Tanguy Duthion
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27 juin 2026
Je peux résumer l’article en une idée simple : la dépense SaaS totale ne suffit pas. Pour savoir quoi couper, quoi regrouper et quoi renégocier, je suis 6 indicateurs : coût par utilisateur, coût par équipe, taux d’usage, écart entre licences payées et actives, taux de doublon et budget restant avant renouvellement.
En pratique, ces indicateurs servent à repérer les licences inactives, les outils qui se chevauchent et les contrats à traiter avant reconduction. Exemple : un outil payé 25 000 € par an pour 1 000 licences coûte 25 € par licence, mais si seulement 500 personnes l’utilisent, on monte à 50 € par utilisateur actif.
Voici ce que je retiens :
Quelques chiffres marquants :
| Indicateur | Ce qu’il me montre | Décision à prendre |
|---|---|---|
| Coût par utilisateur | Si je paie trop pour trop peu d’usage | Réduire ou redistribuer |
| Coût par équipe | Où la dépense se concentre | Contrôler les écarts entre services |
| Taux d’usage | La part des licences actives | Reprendre les sièges inactifs |
| Écart de licences | Le gaspillage immédiat | Couper avant facturation |
| Taux de doublon | Les outils redondants | Regrouper |
| Budget avant renouvellement | L’argent encore engagé | Négocier avant échéance |
En bref, je lis ces 6 chiffres ensemble pour classer mes actions : réduire, consolider, renégocier ou résilier.
Ces deux indicateurs transforment un budget SaaS global en quelque chose d'actionnable. L’un montre ce qui se passe au niveau de chaque personne. L’autre aide à voir dans quels départements la dépense se concentre.
Le coût par utilisateur se lit de deux façons : par licence payée et par utilisateur actif. Le coût par licence payée consiste à diviser la dépense totale par le nombre de licences achetées. Le coût par utilisateur actif reprend cette même dépense, mais la divise par le nombre d’utilisateurs qui se servent du produit sur une période donnée.
Prenons un cas simple. Une entreprise paie 25 000 € par an pour 1 000 licences, soit 25 € par licence. Mais si seulement 500 utilisateurs sont actifs, le coût passe à 50 € par utilisateur actif. Cet écart n’est pas anodin : il pointe souvent un surprovisionnement ou une adoption trop faible.[2][3][4]
Quand le coût par utilisateur actif grimpe, le message est souvent assez clair. Soit l’outil est peu utilisé, soit les licences sont mal réparties, soit les équipes n’ont pas pris l’habitude de s’en servir. Les études de marché estiment d’ailleurs que 35 à 45 % des licences achetées restent inutilisées ou sous-utilisées. Résultat : le coût par utilisateur actif peut vite dépasser, et parfois de loin, le prix affiché.[5]
Un outil à 50,00 €/siège/mois avec 50 % d'utilisation revient en réalité à 100,00 € par utilisateur actif et par mois, soit le double du coût apparent.[3]
Une fois ce signal repéré, il faut aller un cran plus loin. C’est là que le coût par équipe devient utile : il montre où part l’argent dans l’organisation.
Le coût par équipe regroupe les dépenses SaaS d’un département, puis les rapporte à son effectif. Pour les outils transversaux, mieux vaut répartir la dépense selon l’usage réel ou selon le nombre de licences actives. Sinon, on compare des équipes sur des bases bancales.
Voici la lecture la plus simple des deux indicateurs.
| Indicateur | Objectif | Formule | Données nécessaires | Valeur élevée indique |
|---|---|---|---|---|
| Coût par utilisateur | Mesurer le ROI individuel et l’adoption | Coût total de l’outil / utilisateurs actifs | Factures + logs SSO/usage | Faible adoption ou surprovisionnement |
| Coût par équipe | Identifier la concentration budgétaire | Dépense SaaS totale allouée / effectif du département | Données financières + organigramme RH | Empilement d’outils ou périmètre d’outils plus large |
Cet indicateur est très utile pendant les revues de portefeuille. Une équipe Marketing qui dépense 80 000 € par an sur plusieurs outils de campagne, avec peu de connexions, mérite un examen de près. À l’inverse, une équipe Ingénierie à 750 € par personne sur des outils très utilisés peut tout à fait justifier ce niveau de dépense.
Après avoir réparti la dépense par utilisateur et par équipe, il faut regarder l'usage réel. C'est là qu'on voit où le budget part pour rien. Le total dépensé, à lui seul, ne dit pas si les licences servent ou non.
Le taux d'usage mesure la part des licences achetées qui sont utilisées : (utilisateurs actifs / licences totales) × 100.
Il faut bien séparer les comptes détectés des comptes actifs : seuls les comptes actifs entrent dans le calcul.[6][7]
Un taux d'usage de 60 % veut dire une chose simple : 40 % des licences restent inactives. Ce n'est pas juste un chiffre à noter dans un tableau. C'est un signal à traiter tout de suite.
Le premier indicateur mesure l'adoption. Le second met un montant de gaspillage en face.
L'écart entre licences payées et licences actives se calcule en retirant le nombre d'utilisateurs actifs du nombre total de licences payées. Le résultat montre combien de licences inutilisées l'entreprise finance sans retour.
C'est un bon repère pour trouver vite les licences à reprendre avant un renouvellement.
| Indicateur | Formule | Ce que ça révèle |
|---|---|---|
| Taux d'usage | (Utilisateurs actifs / Licences totales) × 100 | Part de la capacité achetée qui sert effectivement |
| Écart de licences | Licences payées − Utilisateurs actifs | Nombre de licences inutilisées à récupérer |
En croisant ces deux indicateurs, on repère les licences inactives avant le renouvellement. Ensuite, il faut contrôler les doublons et les contrats qui arrivent à échéance dans le cadre de votre SaaS Management.
Après l'usage et les licences inactives, deux autres signaux aident à finir le diagnostic : les doublons et la part du budget encore coincée dans les contrats.
Le taux de doublon montre la part des applications qui répondent au même besoin, en totalité ou en partie. Et il faut bien séparer deux situations.
Un doublon exact, c'est par exemple deux contrats actifs pour le même logiciel dans deux départements. Là, l'entreprise paie deux fois pour le même service. Un chevauchement fonctionnel, c'est autre chose : deux outils de gestion de projet utilisés en parallèle. Les produits ne sont pas les mêmes, mais l'usage, lui, l'est.
Les deux nuisent à l'optimisation des dépenses SaaS. Mais le second cas passe souvent plus facilement sous les radars. Et il prend aussi plus de temps à traiter, car il faut choisir un outil de référence, organiser une migration et aligner les équipes. Au bout du compte, ces situations grignotent le budget, éparpillent les données et rendent la gouvernance plus lourde.
| Type | Exemple concret | Impact | Priorité |
|---|---|---|---|
| Doublon exact | Deux abonnements d'un même outil dans deux équipes | Paiement double pour le même service | Élevée : consolidation immédiate possible |
| Chevauchement fonctionnel | Deux outils de messagerie ou de gestion de projet en parallèle | Coûts augmentés, données fragmentées, gouvernance complexe | Moyenne : migration à planifier avant le prochain renouvellement |
Une fois ces doublons repérés, il faut regarder un autre point très concret : combien d'argent reste engagé avant de pouvoir bouger.
Le budget restant avant renouvellement correspond au montant encore engagé jusqu'à la prochaine échéance. Dit plus simplement, il montre combien il reste à payer d'ici là, et jusqu'à quelle date le budget reste bloqué.
C'est ce qui permet de prioriser les actions. Un contrat qui arrive à échéance dans moins de 90 jours, avec un fort taux de licences inactives, doit remonter tout en haut de la liste. Le temps de négociation est court. Et si la date passe, on se retrouve souvent avec un renouvellement automatique pour 12 mois de plus. À l'inverse, un contrat dont l'échéance tombe dans plus de six mois laisse un peu d'air pour mener un audit d'usage plus poussé avant de trancher.
40 % des dépenses SaaS échappent généralement au contrôle des équipes achats [1]. Quand une partie du portefeuille SaaS n'est pas suivie, certains renouvellements passent sans bruit. Résultat : le budget reste engagé pendant un an de plus sur des outils peu utilisés ou qui font doublon.
Une fois les signaux repérés, il faut les lire ensemble pour classer les actions par ordre de priorité. L'idée est simple : croiser les indicateurs pour savoir quoi couper, quoi regrouper et quoi renégocier.
| Combinaison d'indicateurs | Signal | Action recommandée |
|---|---|---|
| Coût par utilisateur élevé + taux d'usage faible | Licences sous-utilisées, ROI dégradé | Passer à un forfait inférieur ou réallouer les licences |
| Écart important entre licences payées et actives | Fuite financière immédiate | Suspendre ou supprimer les sièges inactifs avant la prochaine facturation |
| Taux de doublon élevé | Outils fragmentés, gouvernance plus lourde | Consolider autour d'un outil par catégorie |
| Budget encore engagé avant renouvellement élevé | Budget immobilisé | Prioriser la négociation 30 à 90 jours avant la date d'échéance |
Pris séparément, ces chiffres donnent une indication. Mis en regard, ils mènent à des décisions concrètes. Un exemple simple : un coût par utilisateur élevé dans une équipe commerciale ne raconte pas la même histoire que ce même coût dans une équipe support. Le métier, les usages et le poids de l'outil dans le travail quotidien comptent autant que le chiffre lui-même [7][1].
Avanoo centralise ces indicateurs, repère le Shadow IT, y compris les outils IA non déclarés, et envoie des alertes avant les renouvellements.
L'objectif n'est pas seulement de baisser les dépenses SaaS. Il s'agit surtout d'en reprendre la maîtrise. Pour y arriver, il faut un socle commun d'indicateurs, une revue régulière du portefeuille et un lien systématique entre les données d'usage et les données contractuelles.
Le bon timing fait souvent toute la différence. Agir avant les dates de renouvellement, et non après, c'est ce qui permet de passer d'un simple audit à des économies bien réelles. Une gouvernance solide sert aussi à rendre les choix budgétaires plus prévisibles - et plus faciles à défendre devant la direction.
::: faq
Divisez le coût total de l’abonnement par le nombre d’utilisateurs actifs sur la période choisie.
Ici, on ne parle pas du nombre total de licences achetées, mais de l’usage réel. Pour le mesurer, appuyez-vous sur les données de connexion et la fréquence d’utilisation, sur 30, 60 ou 90 jours par exemple.
Cet indicateur montre ce que l’abonnement vous coûte par utilisateur qui s’en sert effectivement. C’est simple, mais très parlant. Il permet aussi de repérer assez vite les licences peu utilisées, voire laissées de côté. :::
::: faq
On considère en général qu’un taux d’usage est faible sous la barre des 50 %. Dans la plupart des cas, cela pointe vers des licences peu utilisées ou des frictions dans l’organisation.
À l’inverse, un taux compris entre 70 % et 80 % est souvent vu comme le bon équilibre. C’est assez haut pour montrer que l’outil sert, sans laisser penser que les équipes sont à l’étroit.
Avant de résilier quoi que ce soit, avancez avec prudence. Certains outils servent à des besoins ponctuels. Ils affichent donc, par nature, un taux d’usage plus bas. :::
::: faq
Il faut agir 30 à 90 jours avant la date de renouvellement. Dans la plupart des cas, les contrats prévoient une reconduction automatique, avec un délai de résiliation qui tombe justement dans cette période.
Préparer le dossier 4 à 6 semaines en amont aide à éviter une reconduction non voulue. Cela laisse aussi le temps de renégocier selon l’usage réel ou de couper les outils qui ne servent plus. :::
Co-fondateur & CEO
Tanguy Duthion est co-fondateur et CEO d'Avanoo. Ancien de Google et d'Asana, il a fondé Avanoo pour aider les organisations à reprendre la main sur leurs usages SaaS et IA.
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